אישורי הגעה לאירוע חברה: מדריך מעשי לכנסים ולמסיבות עובדים

אישורי הגעה לאירוע חברה נשמעים פשוטים: יש רשימת עובדים, שולחים הזמנה, סופרים. בפועל צריך לדעת גם מי מגיע עם בן או בת זוג, מי צמחוני ומי צריך כשרות מהדרין, איך כותבים כל שם על התג, ומי לחץ "אישור" ביומן ולא באמת מתכוון להגיע. כאן תמצאו את כל השלבים, מהרשימה של משאבי אנוש ועד התזכורת יום לפני, עם נוסחים מוכנים להעתקה.

מה שונה באישורי הגעה לאירוע חברה

• הרשימה כבר קיימת, אבל היא לא מוכנה: משאבי אנוש יודעים מי עובד בחברה, אבל לא מי מגיע עם בן או בת זוג, מה כל אחד אוכל ואיך הוא רוצה שיכתבו את השם שלו.
• כמה אנשים מנהלים את האירוע: משאבי אנוש, ניהול המשרד, ועד העובדים, ספק ההפקה. צריך רשימה אחת משותפת ואדם אחד שאחראי עליה.
• משלמים לפי ראש: המקום והקייטרינג מחייבים לפי מספר המשתתפים, ולכן כל "אולי" שנשאר פתוח עולה כסף.
• יש יותר פרטים לאסוף: בני זוג, העדפות במזון, נגישות, הסעות, ובכנס גם חברה ותפקיד.
• לפעמים מגיעים גם מבחוץ: לקוחות, ספקים, מרצים. הם לא ברשימה של משאבי אנוש, וצריכים קבוצה משלהם.
• פרטיות: לפני שמשתמשים בטלפונים הניידים של העובדים, ודאו עם משאבי אנוש או עם מי שאחראי על כך אצלכם שמותר להשתמש בהם למטרה הזו.

הרשימה ממשאבי אנוש: מה לבקש ואיך לנקות

בקשו מראש קובץ Excel עם העמודות האלה:

• שם מלא, כמו שהוא רשום בחברה
• שם לתג, כמו שהעובד רוצה שיופיע (יוסי ולא יוסף, למשל)
• טלפון נייד ומייל
• מחלקה ואתר או סניף, אם יש כמה
• זכאות לבן או בת זוג, אם המדיניות לא אחידה

לפני ששולחים משהו, נקו את הקובץ:

1. כפילויות: עובד שעבר מחלקה מופיע לפעמים פעמיים. מיינו לפי טלפון ומחקו שורות כפולות.
2. פורמט אחיד לטלפונים: כל המספרים באותה צורה, למשל 050-0000000.
3. מי בחופשה: עובדים בחופשת לידה או בשבתון. החליטו מראש אם מזמינים אותם, ואם כן, ודאו שהטלפון עדכני.
4. מי מצטרף בקרוב: עובדים חדשים שיתחילו לפני האירוע ועדיין לא בקובץ.
5. מי לא ברשימה בכלל: יועצים, עובדי קבלן ומתנדבים שמוזמנים גם הם.

כדאי לחלק את הרשימה לקבוצות לפי מחלקה או אתר. זה עוזר בסידור השולחנות, בהסעות ובתזכורות דרך המנהלים. במדריך רשימת מוזמנים באקסל יש עוד טיפים לבניית הטבלה. במיילו אפשר לייבא את הקובץ ישירות מ-Excel ולחלק את המוזמנים לקבוצות לפי מחלקה, ומי שמופיע פעמיים לא נכנס פעמיים.

מייל או WhatsApp?

מייל מתאים להודעה הרשמית: הוא יוצא מכתובת של החברה, אפשר לצרף אליו סדר יום, והוא נשמר. הבעיה היא ההזמנה ביומן. כשעובד לוחץ "אישור" ב-Outlook או ב-Google Calendar, זה לא אומר שהוא יגיע, ובטח לא כמה הוא יהיה ומה הוא אוכל.

WhatsApp מתאים לשאלה עצמה ולתזכורות: קל לענות בו בשורה אחת, גם בין פגישה לפגישה. שימו לב שהודעה מרשימת תפוצה ב-WhatsApp מגיעה רק למי ששמר את המספר שלכם, ורשימה כזו מוגבלת ל-256 אנשי קשר (לפי מרכז העזרה של WhatsApp). בקבוצת WhatsApp של כל החברה, לעומת זאת, התשובות הולכות לאיבוד.

השילוב שעובד:

• מייל והזמנה ביומן כ"שמרו את התאריך", עם סדר היום.
• הודעה אישית ב-WhatsApp עם השאלה עצמה: מגיעים, כמה, ומה אוכלים.
• תזכורות ב-WhatsApp רק למי שלא ענה.
• לאורחים מבחוץ: מייל עם קישור הרשמה, ו-WhatsApp רק למי שמסר מספר והסכים לקבל הודעות.

בני ובנות זוג, ילדים ואורחים מבחוץ

• מחליטים על מדיניות לפני ההזמנה: כולם מוזמנים עם בן או בת זוג, רק חלק, או אף אחד. כתבו את זה במפורש בהזמנה: "ההזמנה אישית" או "מוזמנים להגיע עם בן או בת זוג".
• שואלים "כמה תהיו?" עם תקרה: "אחד או שניים". כך לא תקבלו תשובה של ארבעה.
• שם בן או בת הזוג: אם יש תגי שם או רשימת כניסה בשער, בקשו גם את השם.
• יום כיף משפחתי: שאלו על מספר הילדים ועל הגילים, כדי שההפעלות והאוכל יתאימו.
• אורחים מבחוץ: קבוצה נפרדת, ובה גם שם החברה והתפקיד בשביל התג.

העדפות במזון ונגישות

את השאלות האלה שואלים פעם אחת, בתוך אישור ההגעה, ולא בטופס נפרד אחר כך. תנו אפשרויות סגורות, כדי שתוכלו לספור:

• רגיל
• צמחוני
• טבעוני
• ללא גלוטן
• כשרות מהדרין
• אחר, ובו מקום לכתוב אלרגיות

הוסיפו גם שאלה על נגישות: חניה קרובה, גישה לכיסא גלגלים, או כל דבר אחר שחשוב שתדעו.

לקייטרינג שלחו שני דברים: סיכום לפי סוג מנה, ורשימה שמית של מי שצריך מנה מיוחדת. כך המלצרים יודעים למי המנה שייכת. אפשר גם לסמן את זה בתג בעזרת מדבקה קטנה.

תגי שם: מהרשימה לתג המודפס

• השם מעמודת "שם לתג", לא מהשם הרשמי. עברו על האיות, ובאירוע עם אורחים מחו"ל הוסיפו שם באנגלית.
• מדפיסים רק למי שאישר, ועוד כמה תגים ריקים וטוש, למי שהגיע בלי להודיע.
• מדפיסים במיזוג דואר: ב-Word פותחים את לשונית "דברי דואר" (Mailings), בוחרים "התחל מיזוג דואר" (Start Mail Merge) ואז "תוויות" (Labels), בוחרים את גודל התווית, ובוחרים נמענים מתוך קובץ ה-Excel. אחר כך מוסיפים את שדות המיזוג (שם, מחלקה) ובוחרים "סיים ומזג" (Finish & Merge). ל-Microsoft יש הסבר מפורט על תוויות מרשימה ב-Excel.
• מסדרים לפי האלף-בית: לפי שם משפחה, כדי שבכניסה ימצאו כל תג תוך שניות. באירוע גדול חלקו את שולחן הקבלה לשניים או לשלושה, לפי אותיות.

אם אתם עובדים עם מיילו, ייצוא CSV של מי שאישר, מסודר לפי קבוצה, הוא בדיוק הקובץ שמיזוג הדואר צריך. אפשר גם להדפיס משם PDF עם רשימה אלפביתית לכניסה.

לוח זמנים לאישורי הגעה לאירוע עסקי ולכנס

בכנס עם קהל מבחוץ כדאי להתחיל מוקדם יותר, חודשיים עד שלושה לפני, כי ליומן של לקוחות ומרצים קשה יותר להיכנס ברגע האחרון.

מי שלא עונה, ומי שאישר ולא הגיע

• דרך המנהלים: שבועיים לפני, שלחו לכל מנהל את רשימת האנשים בצוות שלו שעוד לא ענו. שאלה אחת בישיבת צוות סוגרת הרבה תשובות.
• שיחה אישית: למי שעדיין לא ענה, שיחה קצרה מהאדם שאחראי על האירוע.
• "אולי" נשאר "אולי": אל תספרו אותם כמגיעים. שאלו שוב שלושה ימים לפני הסגירה.
• מי שאישר ולא הגיע: אחרי האירוע ספרו כמה מהמאשרים לא הגיעו, ושמרו את המספר. זה הבסיס הכי טוב להערכה באירוע הבא. עוד על זה במדריך כמה מוזמנים באמת יגיעו.

נוסחים מוכנים לאירוע חברה

הזמנה ב-WhatsApp

היי [שם המוזמן],

[שם החברה] חוגגת [סיבת האירוע], ואנחנו מזמינים אתכם!

[יום ותאריך] בשעה [שעה], ב[שם המקום].

נשמח לתשובה עד [תאריך]: תגיעו? לבד או עם בן או בת זוג? יש העדפה במזון (צמחוני, טבעוני, ללא גלוטן, כשרות מהדרין, אחר)?

מייל

נושא: הזמנה ל[שם האירוע], [תאריך]

שלום לכולם,

אנחנו שמחים להזמין אתכם ל[שם האירוע], שיתקיים ביום [יום ותאריך] בשעה [שעה] ב[שם המקום], [כתובת].

בתוכנית: [שתיים או שלוש שורות על האירוע].

כדי שנוכל להיערך, אשרו הגעה עד [תאריך] בקישור הזה: [קישור]. שם תוכלו גם לכתוב אם תגיעו עם בן או בת זוג ואם יש לכם העדפה במזון.

ההזמנה ביומן תגיע בנפרד. שימו לב, אישור ביומן לא נחשב אישור הגעה.

[שם ותפקיד]

תזכורת למי שלא ענה

היי [שם המוזמן], עוד לא שמענו מכם לגבי [שם האירוע] ביום [יום ותאריך]. תגיעו? אפשר לענות כאן בשורה אחת.

תזכורת יום לפני

מחר נפגשים! [שם האירוע], בשעה [שעה], ב[שם המקום], [כתובת].

ניווט: [קישור]. חניה: [פרטים]. הסעה: יוצאת ב-[שעה] מ[מקום היציאה].

מי שלא יוכל להגיע, נשמח שיעדכן כאן, כדי שלא נכין מנה מיותרת.

לנרשמים לכנס

שלום [שם המוזמן], שמחים שנרשמתם ל[שם הכנס]! נתראה ביום [יום ותאריך], ההרשמה בכניסה נפתחת בשעה [שעה]. את התג שלכם תמצאו בשולחן הקבלה, לפי שם המשפחה.

אם תרצו שההזמנה, התזכורות והשיחה למי שלא ענה ייצאו לבד, הנה איך זה עובד באירועי חברה עם מיילו.