איך עושים אישורי הגעה בוואטסאפ: בעצמכם ובחינם, צעד אחר צעד

אפשר לגמרי לעשות אישורי הגעה לחתונה או לכל אירוע אחר בלי לשלם שקל: טלפון, WhatsApp וגיליון ב-Google Sheets מספיקים. איך עושים אישורי הגעה בוואטסאפ בצורה מסודרת? בונים טבלת מוזמנים אחת, בוחרים איך שולחים (רשימת תפוצה או הודעה אישית לכל אחד), אוספים את התשובות בטופס או בצ'אט, ושולחים תזכורות רק למי שלא ענה. הנה כל שלב, כולל נוסחאות מוכנות להעתקה והמגבלות שכדאי להכיר לפני שמתחילים.

איך עושים אישורי הגעה בוואטסאפ: מה צריך לפני שמתחילים

• WhatsApp בטלפון. רשימות תפוצה עובדות רק מהאפליקציה בטלפון, לא מהמחשב.
• חשבון Google. בשביל Google Sheets ו-Google Forms. שניהם בחינם.
• רשימת מוזמנים עם מספרי נייד. אם הרשימה עוד מפוזרת בין פתקים, אנשי קשר והודעות מההורים, זה הזמן לאסוף אותה.
• כמה ערבים פנויים. שליחה, מעקב ותזכורות דורשים זמן. עדיף לדעת את זה מראש.

טבלת מוזמנים ב-Google Sheets

פותחים גיליון חדש, ובונים שורה לכל משק בית (זוג, משפחה או מוזמן יחיד). אפשר להתחיל מקובץ הדוגמה שלנו, שיש בו כבר את ארבע העמודות הראשונות, ולהוסיף את השאר:

שני טיפים שחוסכים כאב ראש:

• טלפונים כטקסט. Google Sheets נוטה להפוך 0501234567 למספר ולמחוק את האפס בהתחלה. סמנו את עמודת הטלפון ובחרו בתפריט: עיצוב > מספר > טקסט פשוט (Format > Number > Plain text), או כתבו את המספרים עם מקף.
• תפריט נפתח בעמודת התשובה. סמנו את עמודה F ובחרו הוספה > תפריט נפתח (Insert > Dropdown), עם שלוש אפשרויות: מגיעים, לא מגיעים, אולי. ככה אין "כן", "מגיע" ו"נגיע!!" שאי אפשר לספור.

מדריך מפורט יותר לבניית הטבלה תמצאו ברשימת מוזמנים לחתונה באקסל.

איך אוספים את התשובות

הדרך הפשוטה: תשובה בהודעה

מבקשים מהמוזמנים לענות ישר בצ'אט, ומנסחים את הבקשה כך שהתשובה תהיה קצרה: "מגיעים או לא, וכמה תהיו". אחרי כל תשובה מעדכנים את הגיליון. זה עובד, אבל דורש שמישהו יקרא כל הודעה ויתרגם "נגיע, אבל אולי בלי הקטנה" לשורה בטבלה.

הדרך המסודרת: טופס Google

כאן המוזמנים ממלאים טופס קצר, והתשובות נרשמות לבד בגיליון.

1. נכנסים ל-Google Forms ופותחים טופס ריק.
2. מוסיפים שאלות: "שם מלא" (תשובה קצרה), "תגיעו?" (בחירה מרובה: מגיעים, לא מגיעים, עוד לא יודעים), "כמה תהיו, כולל אתכם?" (תשובה קצרה), ו"משהו שחשוב שנדע?" (לא חובה).
3. בלשונית התשובות לוחצים Link to Sheets, כדי שכל תשובה תיכנס לגיליון.
4. אל תפעילו את האפשרות להגביל לתשובה אחת. לפי מרכז העזרה של Google, כשהיא מופעלת, מי שממלא חייב להתחבר לחשבון Google, וזה בדיוק המכשול שעלול לגרום לסבתא לוותר.
5. מפרסמים את הטופס ומעתיקים את הקישור.

טריק: קישור עם השם כבר בפנים

אפשר לשלוח לכל מוזמן קישור שבו השם שלו כבר ממולא, ואז קל לדעת מי ענה. בטופס בוחרים בתפריט שלוש הנקודות את Pre-fill form (ההסבר של Google), כותבים XXX בשדה השם, לוחצים Get link ומעתיקים. בגיליון, בעמודה I, כותבים את הנוסחה הזאת (במקום הסוגריים מדביקים את הקישור שהעתקתם) וגוררים אותה לכל השורות:

=SUBSTITUTE("[הקישור מהטופס]","XXX",ENCODEURL(A2))

הפונקציה ENCODEURL הופכת את השם לצורה שאפשר לשים בתוך קישור, גם כשהוא בעברית.

רשימת תפוצה או הודעה אישית?

רשימת תפוצה: מה חשוב לדעת

לפי מרכז העזרה של WhatsApp, אפשר ליצור כמה רשימות תפוצה שרוצים, ובכל רשימה עד 256 אנשי קשר. ההודעה מגיעה לכל אחד כהודעה אישית ממכם, וגם התשובה שלו מגיעה אליכם בצ'אט פרטי, לא לשאר הרשימה. אבל יש שני תנאים חשובים: רק מי ששמר את המספר שלכם באנשי הקשר שלו יקבל את ההודעה, ורשימות תפוצה לא נתמכות ב-WhatsApp Web ובאפליקציות למחשב.

איך יוצרים רשימה:

• ב-Android: צ'אטים > תפריט שלוש הנקודות > רשימות תפוצה, ואז בוחרים את אנשי הקשר ומאשרים.
• ב-iPhone: הגדרות (או תמונת הפרופיל) > הודעות בתפוצה רחבה > רשימה חדשה.

ועוד דבר: לפי דף מגבלות התפוצה של WhatsApp, במדינות מסוימות יש מגבלה של עד 35 הודעות תפוצה בחודש, והיא נכנסת בהדרגה. בדקו בהגדרות, תחת Broadcasts (הודעות בתפוצה רחבה), אם היא חלה עליכם לפני שאתם בונים את כל התוכנית עליה.

הודעה אישית בלחיצה, ישר מהגיליון

WhatsApp מאפשר לפתוח צ'אט עם כל מספר שיש לו WhatsApp דרך קישור בצורה wa.me, גם עם הודעה שכבר כתובה בתוכו (ההסבר ב-WhatsApp). זה עובד בטלפון וגם ב-WhatsApp Web, ולא צריך לשמור קודם את המוזמן באנשי הקשר.

כתבו את נוסח ההזמנה פעם אחת בתא L1, עם [שם המוזמן] ו-[קישור] במקומות המתאימים (אם אתם לא משתמשים בטופס, פשוט אל תכתבו את [קישור]). בעמודה J כתבו:

=HYPERLINK("https://wa.me/972"&RIGHT(REGEXREPLACE(TO_TEXT(B2),"\D",""),9)&"?text="&ENCODEURL(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE($L$1,"[שם המוזמן]",A2),"[קישור]",I2)),"שליחה")

הנוסחה מנקה מהטלפון מקפים ורווחים, מוסיפה את הקידומת של ישראל, ושמה בהודעה את השם ואת הקישור האישי של כל מוזמן. היא בנויה למספרי נייד ישראליים. עכשיו לוחצים על "שליחה" בכל שורה, WhatsApp נפתח עם ההודעה מוכנה, שולחים, וכותבים תאריך בעמודה E. זה לוקח יותר זמן מרשימת תפוצה, אבל כל הודעה אישית, עם שם, ומגיעה גם למי שלא שמר את המספר שלכם.

אישורי הגעה בוואטסאפ בחינם: נוסחים מוכנים

ההזמנה

היי [שם המוזמן], אנחנו מתחתנים! נשמח לראות אתכם בחתונה של [שמות בעלי האירוע] ב-[תאריך] ב-[שם האולם]. כדי שנוכל להיערך, נשמח לתשובה עד [תאריך]: אפשר למלא כאן [קישור], או פשוט לענות להודעה הזאת, מגיעים או לא, וכמה תהיו.

ברשימת תפוצה אין שם אישי, אז פותחים ב"היי!" ומשאירים את שאר הנוסח.

תזכורת

היי [שם המוזמן], מזכירים בעדינות: החתונה של [שמות בעלי האירוע] ב-[תאריך]. עוד לא קיבלנו מכם תשובה. תגיעו? וכמה תהיו? [קישור]

הודעה אחרונה

היי [שם המוזמן], אנחנו סוגרים את המספר מול האולם ב-[תאריך]. נשמח לתשובה קצרה עד אז: מגיעים או לא, וכמה. תודה!

מעקב בגיליון: מי ענה ומי לא

• מעדכנים מיד. כל תשובה בצ'אט נכנסת לגיליון באותו רגע, כולל מספר האנשים.
• מעבירים תשובות מהטופס. פעם ביום עוברים על לשונית התשובות של הטופס ומעדכנים את הרשימה הראשית. הקישור עם השם בפנים עוזר להתאים כל תשובה לשורה הנכונה.
• מסננים. נתונים > יצירת מסנן (Data > Create a filter), ובעמודת התשובה בוחרים רק את השורות הריקות. זו רשימת מי שלא ענה.

שלוש נוסחאות שנותנות תמונת מצב בכל רגע:

=SUMIF(F2:F,"מגיעים",G2:G)
=COUNTIFS(A2:A,"<>",F2:F,"")
=COUNTIF(F2:F,"לא מגיעים")

הראשונה סופרת כמה אנשים אישרו, השנייה כמה משקי בית עוד לא ענו, והשלישית כמה אמרו שלא יגיעו.

תזכורות למי שלא ענה

• רק למי שלא ענה. מסננים את מי שעמודת התשובה שלו ריקה ושולחים להם את נוסח התזכורת, ישר מעמודת השליחה. רק תחליפו קודם את הנוסח בתא L1 לנוסח התזכורת.
• ברשימת תפוצה: צרו רשימה בשם "לא ענו", ובכל פעם שמישהו עונה הסירו אותו ממנה דרך עריכת הנמענים. כך התזכורת לא מגיעה למי שכבר אישר.
• מתי: תזכורת ראשונה כשבועיים אחרי ההזמנה, שנייה שבוע אחריה. מי שגם אחריה לא ענה, מקבל טלפון. ככה עושים את זה בלי מבוכה, עם תסריט מוכן: סבב טלפונים לאישורי הגעה.

המגבלות, בכנות

הדרך הזאת עובדת ובאמת לא עולה כסף, אבל כדאי לדעת למה אתם נכנסים:

• הכול ידני. כל שליחה, כל תשובה וכל עדכון בגיליון עוברים דרככם.
• רשימת תפוצה לא מגיעה לכולם. מי שלא שמר את המספר שלכם לא יקבל אותה, ולכן יצטרך הודעה אישית.
• מגבלה חודשית אפשרית. במדינות שבהן היא חלה, מספר הודעות התפוצה בחודש מוגבל.
• שליחה המונית מסוכנת לחשבון. הנחיות השימוש של WhatsApp מבקשות לא לשלוח הודעות בכמויות או באופן אוטומטי, ומזכירות ששימוש תכוף ברשימות תפוצה עלול לגרום לאנשים לדווח, ושחשבונות שמדווחים שוב ושוב נחסמים. שלחו רק לאנשים שמכירים אתכם, בקצב אנושי, ובלי הצפה.
• לא בקבוצה. אל תשלחו את ההזמנה לקבוצת WhatsApp גדולה ותבקשו שיענו שם. התשובות מתערבבות, ולא כולם רוצים לענות מול כולם.
• תשובות חופשיות. "נשתדל" זה לא כן ולא לא, ומישהו צריך לחזור אליהם.

אם אין לכם כוח לעשות את כל זה ידנית, מיילו מייבא את המוזמנים ישר מקבוצת WhatsApp (בלי לשלוח כלום לקבוצה), שולח את ההזמנה והתזכורות לפי לוח זמנים, ורק למי שעוד לא ענה. לכל מוזמן יש עמוד אישור משלו, ואתם רואים מי ענה במסך אחד. אפשר לראות איך זה עובד ב-WhatsApp, ולנסות על 10 מוזמנים בחינם.